Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Stand: April 2026

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge zwischen der samoLabs. GmbH (i. G.), Kölner Landstraße 36, 52428 Jülich (nachfolgend „Anbieter") und dem Kunden (nachfolgend „Kunde") über die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform „samoPlan" (nachfolgend „Software" oder „Dienst").

(2) Die Software richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (Gewerbetreibende, Freiberufler, juristische Personen des öffentlichen Rechts). Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind von der Nutzung ausgeschlossen. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, dass er Unternehmer ist.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung

(1) Gegenstand des Vertrages ist die Bereitstellung der cloudbasierten Software „samoPlan" zur Nutzung über das Internet (Software-as-a-Service). Die Software dient der Digitalisierung von Handwerksbetrieben und umfasst insbesondere:

• Kunden- und Projektverwaltung
• Angebots- und Rechnungserstellung mit PDF-Export
• Zeiterfassung und Personalplanung
• Baustellendokumentation (Fotos, Berichte)
• Mahnwesen und Nachkalkulation
• Schnittstellen zu branchenüblichen Formaten (GAEB, DATANORM, DATEV, XRechnung/ZUGFeRD)
• Optionale Android-Tablet-App für den Baustelleneinsatz
• Optionale KI-gestützte Funktionen (je nach gewähltem Plan)

(2) Der Anbieter stellt die Software auf Servern in Deutschland bereit. Der Kunde erhält ein nicht-exklusives, nicht-übertragbares Recht zur Nutzung der Software für die Dauer des Vertrages im Rahmen des gewählten Plans.

(3) Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem vom Kunden gewählten Plan (siehe § 4). Die jeweils aktuelle Leistungsbeschreibung ist auf samoplan.de einsehbar.

§ 3 Vertragsschluss und Registrierung

(1) Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Kunden auf der Website und die Bestätigung durch den Anbieter zustande. Die Registrierung stellt ein verbindliches Angebot des Kunden dar.

(2) Bei der Registrierung erstellt der Anbieter einen Mandanten (Tenant) für den Kunden. Der erste registrierte Benutzer erhält die Rolle des Administrators. Weitere Benutzer können vom Administrator hinzugefügt werden, sofern die lizenzierte Nutzeranzahl nicht überschritten wird.

(3) Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen und diese bei Änderungen unverzüglich zu aktualisieren.

(4) Der Anbieter behält sich vor, Registrierungen ohne Angabe von Gründen abzulehnen.

§ 4 Leistungsumfang und Pläne

(1) Die Software wird in drei Plänen angeboten:

(2) Der Kunde kann den Plan jederzeit upgraden. Ein Downgrade ist zum Ende der jeweiligen Abrechnungsperiode möglich. Beim Downgrade können Funktionen und Daten, die dem höheren Plan vorbehalten sind, nicht mehr genutzt werden. Der Anbieter informiert den Kunden vor dem Downgrade über etwaige Einschränkungen.

(3) Ein Wechsel des Abrechnungszyklus (monatlich/jährlich) ist zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode möglich.

§ 5 Verfügbarkeit und Wartung

(1) Der Anbieter ist bestrebt, eine Verfügbarkeit der Software von 99,5 % im Jahresmittel zu gewährleisten. Hiervon ausgenommen sind:

• Geplante Wartungsarbeiten, die mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt werden
• Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen (höhere Gewalt, Störungen beim Hosting-Provider, Internet-Backbone-Ausfälle)
• Störungen, die durch den Kunden verursacht werden

(2) Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten (Mo–Fr, 7:00–18:00 Uhr MEZ) durchgeführt.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln und technische Änderungen vorzunehmen, soweit diese den vertragsgemäßen Gebrauch nicht wesentlich beeinträchtigen.

§ 6 Vergütung und Zahlungsbedingungen

(1) Die Vergütung setzt sich zusammen aus:

• Einer monatlichen Grundpauschale je nach gewähltem Plan
• Einem monatlichen Nutzerpreis für jeden Benutzer über den ersten inkludierten Nutzer hinaus

Die aktuellen Preise sind auf samoplan.de einsehbar. Es fallen keine Einrichtungsgebühren an.

(2) Die Abrechnung erfolgt je nach gewähltem Zyklus monatlich oder jährlich im Voraus. Bei jährlicher Abrechnung gewährt der Anbieter einen Rabatt gemäß der aktuellen Preisliste.

(3) Die Bezahlung erfolgt per Banküberweisung. Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung fällig. Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen kann ein Skonto von 2 % auf den Jahresrechnungsbetrag gewährt werden.

(4) Kommt der Kunde mit der Zahlung in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) zu verlangen. Nach erfolgloser Mahnung mit angemessener Nachfrist kann der Anbieter den Zugang zur Software sperren, bis der ausstehende Betrag beglichen ist.

(5) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von 3 Monaten zum Ende der jeweiligen Abrechnungsperiode anzupassen. Dem Kunden steht in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preiserhöhung zu.

§ 7 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

(2) Bei monatlicher Abrechnung kann der Vertrag von beiden Seiten mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende gekündigt werden.

(3) Bei jährlicher Abrechnung kann der Vertrag von beiden Seiten mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende des Vertragsjahres gekündigt werden. Wird nicht fristgerecht gekündigt, verlängert sich der Vertrag um ein weiteres Jahr.

(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:

• der Kunde trotz Mahnung mit mindestens zwei Monatsbeiträgen in Verzug ist
• der Kunde die Software für rechtswidrige Zwecke nutzt
• der Kunde wesentliche Vertragspflichten wiederholt verletzt

(5) Die Kündigung bedarf der Textform (E-Mail an kuendigung@samoplan.de ist ausreichend).

(6) Nach Vertragsende stellt der Anbieter dem Kunden seine Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen zum Export zur Verfügung (siehe § 9). Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten unwiderruflich gelöscht.

§ 8 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist verpflichtet:

• Zugangsdaten (Benutzername, Passwort) geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen
• Den Anbieter unverzüglich zu informieren, wenn ein Missbrauch seiner Zugangsdaten bekannt wird
• Die Software nur im Rahmen des vertragsgemäßen Gebrauchs zu nutzen
• Keine rechtswidrigen Inhalte über die Software zu speichern oder zu verbreiten
• Die Software nicht zu dekompilieren, zu reverse-engineeren oder zu manipulieren
• Angemessene Maßnahmen zur Datensicherung (Export) zu treffen

(2) Der Kunde trägt die Verantwortung für alle Aktivitäten, die unter seinen Zugangsdaten erfolgen, sofern er nicht nachweist, dass ein Missbrauch ohne sein Verschulden erfolgte.

(3) Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund einer rechtswidrigen Nutzung der Software durch den Kunden oder mit dessen Duldung entstehen.

§ 9 Daten und Eigentum

(1) Alle vom Kunden in die Software eingegebenen Daten (Kundendaten, Projekte, Angebote, Rechnungen, Fotos, Berichte etc.) bleiben Eigentum des Kunden. Der Anbieter erwirbt an den Kundendaten keine Rechte über das zur Vertragserfüllung Erforderliche hinaus.

(2) Der Kunde kann seine Daten jederzeit über die Export-Funktion der Software in gängigen Formaten (CSV, PDF, GAEB, DATEV) exportieren.

(3) Nach Vertragsende hat der Kunde 30 Tage Zeit, seine Daten zu exportieren. Der Anbieter unterstützt den Kunden auf Wunsch beim Datenexport. Danach werden alle Kundendaten unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dem entgegenstehen.

(4) Die Software selbst (Quellcode, Design, Algorithmen, Dokumentation) ist und bleibt geistiges Eigentum des Anbieters. Dem Kunden wird lediglich ein Nutzungsrecht gemäß § 2 Abs. 2 eingeräumt.

§ 10 Datenschutz

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Datenschutzerklärung und im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

(2) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet (Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO), schließen die Parteien einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Der AVV wird auf Anfrage bereitgestellt.

(3) Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland (Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen) gespeichert und verarbeitet. Eine Übermittlung in Drittländer findet nur statt, soweit dies in der Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben ist (z. B. bei Nutzung der KI-Funktionen im Gold-Plan).

§ 11 KI-Funktionen (Betrieb-Plan)

(1) Im Betrieb-Plan stehen KI-gestützte Funktionen zur Verfügung, die auf der API von Anthropic, PBC (San Francisco, USA) basieren. Hierzu gehören:

• KI-generierte Angebotspositionen aus Freitextbeschreibungen
• KI-gestützter Rechnungsscan (OCR) für Eingangsrechnungen
• KI-Chat-Assistent für betriebliche Fragen

(2) Die KI-Funktionen stellen eine technische Unterstützung dar. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder Eignung der KI-generierten Ergebnisse. Der Kunde ist verpflichtet, KI-Ergebnisse vor der Verwendung eigenverantwortlich zu prüfen.

(3) Bei Nutzung der KI-Funktionen werden die vom Kunden eingegebenen Daten an Anthropic in den USA übermittelt. Anthropic verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Durchführung der Anfrage und verwendet sie nicht zum Training ihrer Modelle. Näheres regelt die Datenschutzerklärung.

(4) Der Kunde willigt bei Aktivierung der KI-Funktionen in die Drittlandübermittlung ein. Die Einwilligung kann jederzeit durch Deaktivierung der KI-Funktionen widerrufen werden.

§ 12 Gewährleistung und Mängelrechte

(1) Der Anbieter gewährleistet, dass die Software im Wesentlichen der Leistungsbeschreibung entspricht und während der Vertragslaufzeit mit der geschuldeten Verfügbarkeit bereitgestellt wird.

(2) Mängel hat der Kunde unverzüglich nach Entdeckung in Textform unter Beschreibung des aufgetretenen Fehlers anzuzeigen. Der Anbieter wird gemeldete Mängel innerhalb angemessener Frist beseitigen.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, Mängel nach seiner Wahl durch Nachbesserung oder Bereitstellung einer Umgehungslösung (Workaround) zu beheben, sofern diese für den Kunden zumutbar ist.

(4) Unwesentliche Abweichungen von der Leistungsbeschreibung stellen keinen Mangel dar. Dies gilt auch für Einschränkungen, die auf der Infrastruktur des Kunden beruhen (Browser-Inkompatibilität, Netzwerkprobleme etc.).

(5) Gewährleistungsansprüche verjähren in 12 Monaten ab Kenntnis des Mangels, sofern gesetzlich keine längere Frist zwingend vorgeschrieben ist.

§ 13 Haftungsbeschränkung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). In diesem Fall ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, maximal jedoch auf die vom Kunden in den letzten 12 Monaten gezahlte Vergütung.

(3) Die Haftung für den Verlust von Daten ist auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei regelmäßiger und gefahrentsprechender Anfertigung von Sicherungskopien (Export-Funktion) entstanden wäre. § 8 Abs. 1 letzter Punkt bleibt unberührt.

(4) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie für arglistig verschwiegene Mängel und für Garantien bleibt von den vorstehenden Beschränkungen unberührt.

(5) Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die durch höhere Gewalt, Streik, Naturkatastrophen, behördliche Anordnungen oder sonstige unvorhersehbare, vom Anbieter nicht zu vertretende Umstände entstehen.

§ 14 Geheimhaltung

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsbeziehung erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.

(2) Als vertraulich gelten insbesondere Geschäftsgeheimnisse, technische Informationen, Kundendaten, Preisvereinbarungen und sonstige als vertraulich gekennzeichnete oder erkennbar vertrauliche Informationen.

(3) Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen, die:

• zum Zeitpunkt der Übermittlung bereits öffentlich bekannt waren
• nach der Übermittlung ohne Verschulden der empfangenden Partei öffentlich bekannt werden
• der empfangenden Partei bereits vor der Übermittlung bekannt waren
• aufgrund gesetzlicher Verpflichtung oder behördlicher Anordnung offengelegt werden müssen

(4) Die Geheimhaltungspflicht besteht über die Beendigung des Vertrages hinaus für einen Zeitraum von 3 Jahren fort.

§ 15 Änderung der AGB und Leistungen

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, sofern die Änderung unter Berücksichtigung der Interessen des Anbieters für den Kunden zumutbar ist. Eine Änderung ist insbesondere zumutbar, wenn sie:

• erforderlich ist aufgrund einer Änderung der Gesetzeslage oder Rechtsprechung
• den Kunden nicht schlechter stellt
• rein klarstellend oder redaktionell ist
• neue Funktionen oder Dienste betrifft, die den bestehenden Vertrag nicht einschränken

(2) Der Anbieter wird den Kunden über Änderungen mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail informieren. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen. Der Anbieter wird in der Änderungsmitteilung auf diese Rechtsfolge hinweisen.

(3) Widerspricht der Kunde fristgerecht, läuft der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen weiter. In diesem Fall steht beiden Parteien ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des geplanten Inkrafttretens der Änderung zu.

§ 16 Schlussbestimmungen

(1) Anwendbares Recht: Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Gerichtsstand: Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Jülich, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Abtretung: Der Kunde kann Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Anbieters an Dritte abtreten.

(4) Schriftformklausel: Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Änderung dieser Schriftformklausel.

(5) Salvatorische Klausel: Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

(6) Sprache: Diese AGB sind in deutscher Sprache verfasst. Im Falle von Übersetzungen ist die deutsche Fassung maßgeblich.