Datenschutzerklärung

Stand: April 2026

1. Verantwortlicher

Armin Imamovic
Kölner Landstraße 36
52428 Jülich
Deutschland

E-Mail: datenschutz@samoplan.de

2. Überblick der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Software, unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Im Folgenden informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Arten der verarbeiteten Daten

• Bestandsdaten (Name, Firma, Adresse)
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Inhaltsdaten (Projekte, Angebote, Rechnungen, Fotos, Berichte)
• Nutzungsdaten (Zugriffszeiten, genutzte Funktionen)
• Meta-/Kommunikationsdaten (IP-Adressen, Geräteinformationen)
• Vertragsdaten (Lizenzdaten, Plan, Zahlungsinformationen)

Kategorien betroffener Personen

• Nutzer der Software (Mitarbeiter des Kunden)
• Besucher der Website
• Geschäfts- und Vertragspartner

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen der DSGVO:

4. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zum Schutz Ihrer Daten:

• Verschlüsselung: TLS 1.2/1.3 für alle Datenübertragungen, Datenbankverschlüsselung at rest
• Zugriffskontrolle: Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC), JWT-basierte Authentifizierung
• Mandantentrennung: Strikte Datenisolation zwischen Kunden (Multi-Tenant-Architektur)
• Backups: Tägliche verschlüsselte Backups mit Aufbewahrung in deutschen Rechenzentren
• Monitoring: Kontinuierliche Überwachung auf Sicherheitsvorfälle

5. Hosting und Server

Unsere Server werden betrieben von der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.

Alle Daten werden ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland gespeichert und verarbeitet. Es findet keine Übermittlung in Drittländer statt, soweit dies nicht ausdrücklich in dieser Datenschutzerklärung angegeben ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung).

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Hetzner gemäß Art. 28 DSGVO liegt vor.

6. Bereitstellung der Website

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver automatisch folgende Daten erfasst (Server-Logfiles):

• IP-Adresse des anfragenden Rechners (anonymisiert nach 7 Tagen)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene URL und Referrer-URL
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• Übertragene Datenmenge

Diese Daten werden zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und zur Abwehr von Angriffen verarbeitet. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Logfiles werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

7. Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung für samoPlan erheben wir folgende Daten:

• Firmenname und Rechtsform
• Vor- und Nachname des Ansprechpartners
• E-Mail-Adresse
• Passwort (gehasht gespeichert mittels bcrypt)
• Anschrift (optional bei Registrierung, erforderlich bei Vertrag)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-erfüllung).
Speicherdauer: Kontodaten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung gespeichert und nach Vertragsende unter Beachtung steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen (i.d.R. 10 Jahre gem. § 147 AO) gelöscht.

8. Vertragsdaten und Zahlung

Zur Vertragsabwicklung verarbeiten wir:

• Gewählter Plan (Handwerker/Meister/Betrieb) und Anzahl der Nutzer
• Lizenzschlüssel und Laufzeit
• Rechnungsadresse und USt-IdNr.
• Zahlungseingänge (Banküberweisung)

Wir setzen keine externen Zahlungsdienstleister ein. Die Bezahlung erfolgt ausschließlich per Banküberweisung. Kreditkarten- oder sonstige Zahlungsdaten werden von uns nicht erhoben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Speicherdauer: Rechnungsdaten werden 10 Jahre gemäß steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert (§ 147 AO, § 257 HGB).

9. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder über das Kontaktformular kontaktieren, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
Speicherdauer: Anfragen werden nach Erledigung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

10. KI-Funktionen (Gold-Plan)

Im Gold-Plan bieten wir KI-gestützte Funktionen an (Angebotspositionen, Rechnungsscan, Chat-Assistent). Hierfür nutzen wir die API von:

Anthropic, PBC
548 Market St, PMB 90375
San Francisco, CA 94104, USA

Bei Nutzung der KI-Funktionen werden die folgenden Daten an Anthropic übermittelt:

• Der von Ihnen eingegebene Text bzw. das hochgeladene Bild (z. B. Rechnungsscan)
• Kontextinformationen zur Verarbeitung (z. B. Projektbeschreibung)

Keine personenbezogenen Kunden- oder Mitarbeiterdaten werden an Anthropic übermittelt, sofern Sie diese nicht selbst in die Eingabe einfügen. Anthropic verwendet API-Daten gemäß deren Datenschutzrichtlinie nicht zum Training ihrer Modelle.

Drittlandübermittlung: USA. Rechtsgrundlage ist Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung bei Aktivierung der KI-Funktion) sowie das EU-U.S. Data Privacy Framework.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung Gold-Plan).
Speicherdauer: KI-Anfragen werden nicht dauerhaft gespeichert. Ergebnisse werden nur im Kontext des jeweiligen Projekts beim Kunden gespeichert.

11. Cookies und lokaler Speicher

Auf samoplan.de wird kein einziges Cookie gesetzt — weder von der Website noch von der Web-App, weder vor noch nach einer Anmeldung. Stattdessen legen wir zwei Einträge im Local Storage Ihres Browsers ab. Local Storage ist kein Cookie: Der Browser überträgt die Werte nicht automatisch bei jeder Anfrage an den Server, sie bleiben auf Ihrem Gerät und werden nur ausgelesen, wenn die Anwendung sie tatsächlich benötigt.

Beide Einträge sind für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich und damit nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht einwilligungsbedürftig. Wir verwenden keine Tracking-Cookies, Werbecookies, Social-Media-Plugins und kein Google Analytics.

Einwilligungsbedürftig ist dagegen die anonyme Reichweitenmessung mit Plausible (siehe Abschnitt 13). Sie wird erst nach Ihrer Zustimmung geladen — dafür läuft auf samoplan.de ein Einwilligungsdialog, den Sie über den Link „Cookie-Einstellungen" in der Fußzeile jederzeit erneut öffnen können.

Alle Einzelheiten stehen in der Cookie-Richtlinie.

12. Einbindung von Drittanbietern

Schriftarten (Self-Hosted)

Wir verwenden die Schriftarten „Inter" und „Outfit" (Google Fonts). Diese werden lokal auf unserem eigenen Server in Deutschland gehostet. Beim Aufruf unserer Website wird keine Verbindung zu Google-Servern hergestellt. Es werden keine Daten an Google übermittelt.

Sentry (Fehlerüberwachung)

Zur Fehlererkennung und Stabilitätssicherung setzen wir Sentry ein (Functional Software, Inc., 45 Fremont Street, San Francisco, CA 94105, USA). Bei einem Fehler werden technische Informationen (Fehlermeldung, Stacktrace, Browser, Betriebssystem) übermittelt. IP-Adressen werden vor der Speicherung anonymisiert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Drittlandübermittlung: USA (EU-U.S. Data Privacy Framework).

13. Reichweitenmessung mit Plausible Analytics

Wir verwenden die Open-Source-Webanalyse Plausible Analytics, betrieben auf eigenen Servern bei der Hetzner Online GmbH in Falkenstein (Deutschland). Plausible setzt keine Cookies, speichert keine IP-Adressen und übermittelt keine Daten an Dritte. Aus deinem Besuch werden lediglich aggregierte Statistiken (Seitenaufrufe, Verweildauer, Land der Anfrage, verwendeter Browser) erzeugt — eine Re-Identifikation einzelner Personen ist nicht möglich.

Das Plausible-Script ist nicht fest eingebunden. Es wird erst nachgeladen, nachdem du im Einwilligungsdialog zugestimmt hast; lehnst du ab, findet keinerlei Reichweitenmessung statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Einzelheiten stehen in der Cookie-Richtlinie.

Anbieter der Software: Plausible Insights OÜ, Västriku tn 2, 50403 Tartu, Estland. Da self-hosted: kein Datenfluss zu Plausible Insights.

Verantwortlich: Armin Imamovic, Kölner Landstraße 36, 52428 Jülich.

14. Auftragsverarbeitung (AVV)

Soweit wir im Rahmen der SaaS-Nutzung personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten (z. B. Kunden-, Projekt- und Mitarbeiterdaten des Auftraggebers), geschieht dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

Den AVV stellen wir auf Anfrage zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an datenschutz@samoplan.de.

15. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Welche Daten wir über Sie speichern
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO) – Löschung Ihrer Daten, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO) – Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Export Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – jederzeit mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an datenschutz@samoplan.de.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes anzupassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website veröffentlichte Fassung.

17. KI-gestützte Inhalte dieser Website

Unabhängig von den KI-Funktionen des Produkts (siehe Abschnitt 10) gilt für diese Website: Es können Texte auftauchen, die mit Unterstützung generativer KI erstellt wurden.